Um die Löschung nicht mehr benötigter Rechneraccounts zu vereinfachen, sind alle Rechneraccounts grundsätzlich nur höchstens ein Jahr gültig. Die Verlängerung der Rechneraccounts um jeweils ein weiteres Jahr findet immer zu Beginn des Wintersemesters statt. Dabei wird rechtzeitig vor dem Rückmeldetermin per EMail bekanntgegeben, wie das Verfahren je nach Status (Studierender, Mitarbeiter, Gast) abläuft und welche Fristen einzuhalten sind. Persönliche Rechneraccounts von Bachelor-, Master- und Diplomstudierenden des Instituts werden automatisch verlängert, wenn sie sich an der Universität fristgerecht rückgemeldet haben. Alle anderen Studierenden müssen persönlich bei der Rechnerbetriebsgruppe vorbeikommen und einen gültigen Studien- und Lichtbildausweis vorlegen. Persönliche Rechneraccounts von Mitarbeitern werden in der Regel ebenfalls automatisch verlängert. Das gilt nicht für die von Mitarbeitern verantworteten Gast-, Software- oder Projektaccounts. Für diese ist eine Rückanwort auf die erhaltene EMail notwendig.

Ehemalige Studierende und Mitarbeiter, die ihren Account über diesen Rückmeldetermin hinaus behalten wollen, müssen sich einen Mitarbeiter am Institut suchen, der diesen persönlichen Rechneraccount in Zukunft als Gastaccount zu verantworten bereit ist.